Примеры написания аналитических заметок: структура документа
Любой аналитический документ является категорией управления инструментом, которая позволяет вам принять правильное решение. В документе представлен обзор конкретного предмета исследования, с выводами по результатам, с указанием методов их проведения. Записка может содержать информацию о прошлых исследованиях и данных.
Структура документа
На уровне нормативных актов структура документа не определена, жестких требований к его составлению нет. Но сложилась определенная практика, выделяют следующие обязательные пункты:
- заголовок документа и шапка;
- аннотация;
- введение;
- суть описываемой проблемы, то есть основная часть документа;
- выводы и заключение;
- подпись составителя и дата.
В конце документа, после выводов, может размещаться список использованной литературы, отчеты, на которые опирался автор заметки, список приложений.
Заголовок и шапка документа
Эта часть документа составлена в строгом соответствии с нормами, принятыми в документообороте деловой документации.
Пример написания аналитических заметок:
Главе ООО ….
ФИО
(от кого
Руководитель структурного подразделения ….
ФИО
Аналитическая записка
Если внутреннее управление документами предусматривает регистрацию таких документов, проставляется дата и исходящий номер.
Аннотация или Предисловие
Этот абзац документа предполагает краткое описание характера проблемы. Если речь идет о научных кругах, то можно указать основную цель и методы, используемые при анализе данных. В этом пункте могут быть описаны источники получения данных, обоснование их использования. Необходимо отобразить стратегическую цель, достижение которой побудило автора документа провести исследование.
Давайте рассмотрим пример написания аналитических заметок.
Если документ относится к внутреннему документообороту, то предисловие может быть в общем кратким:
… по результатам инвентаризации склада № …., проведена … дата …
или же
… о ходе работ, запланированных на текущий квартал отделом … название …
Если речь идет о документах, используемых в научных кругах, или об анализе серьезной проблемы, предисловие может выглядеть так:
… Аннотация: За последние 3 месяца был проведен анализ потребительского спроса на автомобили по категориям и маркам в магазине … название …
Исследование проводилось с использованием классического многомерного анализа. Данные суммированы в общей таблице с оценкой всех факторов по десятибалльной шкале. В результате исследования был выявлен безусловный лидер … с названием транспортного средства …
Примеры написания аналитических заметок в торговом отделе компании:
… в компании … название … за 6 месяцев был проведен анализ результатов работы отдела продаж. В результате был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.
.
| Показатель, который был проанализирован | план | факт | % отклонения | причина |
| Денежная выручка от продаж, руб. | ||||
| Остаток на складе ……… |
Основная часть документа
В этой части рекомендуется придерживаться определенной структуры:
- Описание проблемы, которая должна была быть проанализирована.
- Методы, используемые в анализе.
Если документ в конечном итоге оказывается объемным, вы можете составить оглавление с номерами страниц, названиями определенной части документа.
Основной упор делается на методы анализа с предварительными выводами. Если в ходе работы появились определенные теории, они озвучиваются в документе. Главное, что структура основной части документа имела логику.
Рассмотрим пример написания аналитических заметок, описания характера проблемы.
Руководство компании …. обратилось в нашу организацию в связи с тем, что за последние 2 года в отделе продаж произошло систематическое снижение прибыли. В ходе переговоров выяснилось, что количество клиентов не уменьшилось, напротив, за последние 2 года их количество увеличилось на 20%. В то же время сумма выручки снизилась на 30%. При анализе деятельности отдела продаж были использованы следующие методы …………….
Заключительная часть, выводы
В аналитической записке о предприятии (примеры есть в этой статье) или ученом текст не может быть без выводов. Кроме того, действительно хорошо документированный текст также содержит прогноз и рекомендации для дальнейших действий. И построение этих выводов и рекомендаций должно быть только на основе проведенных исследований и результатов, полученных в итоге. В этом случае выводы не следует повторять, ссылаясь на ранее полученные, которые были прописаны в основной части примечания.
Аналитическая записка (пример ниже) не должна содержать никаких противоречий, особенно в заключительной части, документ должен показать четкую взаимосвязь между результатами и анализом. Нет заключительных «речей», которые не подтверждаются вышеприведенным текстом, то есть нет личных выводов.
Рассмотрим образец аналитической записки (пример).
… Для устранения потерь от продаж, которые наблюдались в течение последних 2 лет, должны быть запланированы следующие мероприятия:
| Ожидаемый экономический эффект | К какой дате должны быть проведены мероприятия | Необходимые действия | ответственность |
Не рекомендуется делать выводы более чем на одной странице в формате А4.
Подпись и приложения
В конце документа укажите должность и ФИО (с расшифровкой) автора. Если анализ проводился несколькими лицами, то они должны быть указаны. Дата написания заметки и подписи ставится. Если документ предназначен для широкого круга людей или передан в другое структурное подразделение предприятия, контактная информация может быть предоставлена для обратной связи.
Аналитические заметки (примеры, которые мы рассмотрели) могут иметь приложения. Это дополнительные документы, которые могут содержать графики и промежуточные данные, список использованных терминов или формулы для расчетов, которые использовал автор. Также можно перечислить литературу, информация из которой легла в основу анализа.
Стоимость: от 1 000 руб